1、组织准备：详细的活动计划

会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个过程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。

会前准备主要包括以下几个环节：

 明确会议主题、会议召开时间、准备好会议资料；

 选择好会议场地，做好会场布置；

 对会务人员合理分工，职责分明，各负其责；

 会议内容和流程策划、会议宣传计划；

 会议用品采办、会议宣传物料设计；

 嘉宾邀请、嘉宾培训；

2、宣传预热：为会议带来更多的流量

如何让更多的目标受众了解会议信息并吸引他们参与？在宣传预热阶段，主办方需要搭建宣传矩阵、选择合适的宣传渠道、进行流量导入，以确保会议获得足够的关注。

Ø 搭建会议宣传的全媒体矩阵

主办方可以考虑组建：会议微网站、小程序、电子海报、H5页面、电子邀请函、会议专题页、微信图文、官网等。

3、模拟预演：会议成功的必要保障

针对大型会议，会前，要组织演讲嘉宾、会议主持人及相关工作人进行预演、熟悉会议软硬件环境是非常必要的。此外，要保证参与者从获取会议信息、报名参与、接收会前提醒、准确进入会议“现场”到会后调研的全流程能够顺畅、有序进行。

4、应急预案：从容应对突发状况的PLAN B